El municipio santafesino despapeliza y pasa a un sistema digital
Gráfico sobre los beneficios de la reducción del consumo de papel. Despapelización Crédito: Gobierno de la ciudad de Santa Fe
Política
Redacción El Santafesino
03/09/2018
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El municipio santafesino despapeliza y pasa a un sistema digital

Brindar mayor transparencia, agilizar la gestión, reducir el uso papel y ganar en eficiencia y austeridad en relación a los recursos públicos son los pilares que sustentan el nuevo sistema para la administración íntegramente digital de expedientes implementado por el Gobierno de la Ciudad. Denominado Gestión Documental Electrónica, en una primera instancia se puso en marcha en las secretarías Privada de Intendencia, de Hacienda y de Gobierno; con un grupo seleccionado de trámites, para de manera progresiva alcanzar a la totalidad de las áreas y gestiones municipales.

Se trata de uno de los compromisos asumidos por el intendente José Corral durante la Apertura de sesiones del Concejo, en marzo de este año. “Para acortar tiempos, ser más eficientes, austeros y transparentes; estamos avanzando en la despapelización de la administración municipal que permitirá procesos más dinámicos, optimizará el uso del espacio físico y aportará al cuidado del ambiente. La digitalización de los archivos va de la mano de la simplificación de los procedimientos, la estandarización de normas y procesos. Y por supuesto, mayor transparencia y menores costos”, señaló en aquel momento, sobre la iniciativa, que comenzó a transformarse en una realidad.

En ese marco, la secretaria de Hacienda, María Belén Etchevarría, señaló que a partir del convenio rubricado con el Ministerio de Modernización de la Nación “comenzamos a trabajar en conjunto para despapelizar la administración municipal. Esto aporta, por un lado a la transparencia, la eficiencia, el acortamiento de plazos, la unificación de criterios; y por otro en el cuidado del medio ambiente, por lo que significa en cuanto a la reducción y ahorro en el uso, fundamentalmente de papel, pero también de impresoras, toner, tinta, fotocopias, energía. Asimismo, implica una mejora de las condiciones de trabajo”. Como dato ilustrativo, durante el año 2017 el municipio utilizó 24,43 toneladas de papel, lo que significó una inversión superior a los $2,17 millones de pesos. Por la implementación paulatina del GDE para 2019 se proyecta una reducción de uso del 50%. Restando tinta, alquiler y compra de impresoras, el ahorro el año próximo escalaría hasta casi 2,7 millones de pesos, que podrán reasignarse a otras necesidades de la gestión.

Cómo funciona

Actualmente, los actos municipales, ya sea una rendición, un informe o una nota, se generan en papel y se registran en el SIEM (sistema de expedientes municipal), el que solo brinda información sobre el lugar donde se encuentra el expedientes. A partir de la implementación de GDE, que irá suplantando al anterior sistema de seguimiento, todos los documentos estarán cargados de manera digital y cada responsable podrá acceder, intervenir sin necesidad de tener que pedir el documento en papel; y dar el paso al área correspondiente.

Asignaciones familiares, Situación de revista, Certificación de haberes o Certificación de trabajo, son algunos de los 15 trámites con que se puso en marcha el proceso de digitalización. A modo de ejemplo, el agente o funcionario municipal que inicia el trámite, se registra y accede al sistema de manera totalmente on-line, vía internet. Allí, genera el documento, lo carátula, elige el tipo de nota que tiene que crear, lo escribe, lo guarda en el mismo sistema, adjunta los archivos que acompañan el expediente, y finalmente, lo envía a la repartición o usuario en particular, según corresponda: todo de manera digital. Puede ocurrir que algún vecino presente una nota por Mesa de Entrada, en ese caso, se toma la nota, se digitaliza y se ingresa en el sistema.

Agilidad

La secretaria de Gobierno, Malena Azario, en cuya área también ya está en marcha el GDE, indicó que otro de los aportes del sistema tiene que ver con la agilidad. “Hasta ahora el expediente de papel pasaba de oficina en oficina, se agregaba documentación, se revisaban las firmas, las fechas, y si se perdían había que reconstruirlo lo que acarreaba múltiples trastornos. Con esta implementación, ahora, cada hoja de papel será digital, lo que necesariamente va a implicar que se agilice toda la tramitación, porque se irán sumando los archivos o notas y se pasará al área correspondiente al instante. Se trata de un cambio cultural enorme para la administración municipal”. En este punto, indicó que la implementación irá avanzando por un lado incorporando nuevos trámites, y por otro a más secretarías, hasta llegar a su totalidad.

Primer municipio

Con la puesta en marcha de la GDE, la ciudad de Santa Fe se convierte en el primer municipio de la provincia en contar con este sistema. “Se trata de una política nacional a la cual nos sumamos, así como ya lo han hecho otras ciudades como Quilmes, Malvinas Argentinas, San Martín, Pilar, y Mendoza”, contó Malena Azario, y agregó: “Esta es una herramienta que, además de simplificar la gestión en la organización, nos permitirá la interoperabilidad y la comunicación con los organismos e instituciones nacionales, provinciales y municipales que lo utilicen”.

Asimismo, entre otras ventajas del sistema mencionó el resguardo de la información al estar todo digitalizado y no ya en un archivo físico en papel, además, del ahorro en el uso del espacio físico.

En números

Cada tonelada de papel virgen demanda para su elaboración 17 árboles, 100 metros cúbicos de agua y 7.600 Kw/h de energía. Durante el 2016 el Municipio consumió 23,92 toneladas, por un valor de $1.975.260. En 2017 se utilizaron 24,23 toneladas de papel, con una inversión de $2.017.899. En tanto, en lo que va del 2018, el papel utilizado totaliza 11,97 toneladas, que equivale a $988.898. Este año se proyecta utilizar alrededor de 23,9 toneladas de papel.

La implementación del GDE tiene por tanto, amplios beneficios ecológicos. La proyección que se hace en la Secretaría de Hacienda para 2019 es que el uso del papel, podría reducirse hasta un 50%. En términos económicos, esa reducción, sumando a que se bajaría también sustancialmente el gasto en insumos como tinta, compra y alquiler de impresoras contribuiría a un ahorro total cercano a los 2,7 millones de pesos.

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